З питань витребування документів з України особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ України в країнi перебування для направлення відповідного запиту в Україну.
Для реєстрації з метою витребування документа або інформації необхідно обрати «Дії з витребування документів» - «Витребування документа з України та його видачі» або «Витребування інформації та оформлення довідки (в тому числі довідки про несудимість)».
Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет по витребуванню документів з України. Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожний документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні.
Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.
Зразок анкети по витребуванню документів з України
За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору.
У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.
Для витребування документів з України заявник має подати такі документи:
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію 1-ї стор. цього паспорту з персональними даними;
- заяву про витребування документів;
- три примірники анкети на кожен документ окремо за встановленим зразком:
- копію документа(ів), що підтверджує(ють) родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребуються документи – у разі, якщо документ витребують родичі;
- оригінал довіреності у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання;
- копія документа, який витребується (у разі наявності);
- оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору.
У витребуванні може бути відмовлено, якщо:
- звернулася особа, яка не має права на отримання таких документів;
- заявник не зазначив в анкеті інформацію, необхідну для розгляду запиту;
- заявником не сплачено консульський збір або не пред’явлено документ, що підтверджує право на звільнення від сплати консульського збору;
- витребується архівна довідка з Державного архіву Донецької та Луганської областей, які наразі тимчасово припинили їх видачу.
Генеральне консульство може витребувати:
- дублікати свідоцтв про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу;
- витяги з реєстру щодо реєстрації народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу;
- архівні довідки соціально-правового характеру: про стаж і місце роботи, заробітну плату, про військову службу, у т.ч. на території СРСР, спеціальну військову освіту, отриману у військових навчальних закладах, у т.ч., що були підпорядковані Міноборони СРСР та розташовувались на території України; про участь у Великій Вітчизняній війні 1941-1945-х років; про участь у партизанському русі на території України, про участь у бойових діях, перелічених у статті 6 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; про осіб, які зазнали репресій у 1930-1980-ті роки і були реабілітовані; про осіб, виселених з території України в адміністративному порядку у 1940-1950 роки; про підтвердження участі у ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС; про присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації; про нагороди тощо;
- архівні довідки про освіту (довідки, що видаються замість атестатів про середню та середню спеціальну освіту, дипломів).
Генеральне консульство не витребовує:
- трудові книжки, військові квитки, посвідчення особи (натомість можливо витребувати архівні довідки із зазначенням інформації, що містилась у вказаних документах);
- дублікат диплому, атестату або інші документи про освіту (особа має звернутися до відповідного навчального закладу безпосередньо або через нотаріально засвідчене доручення іншій особі. При цьому, потрібно надати пакет документів: особисте письмове звернення стосовно виготовлення дублікату документу про освіту, довідку компетентних органів країни перебування про втрату документу про освіту; оголошення у друкованих ЗМІ за місцем проживання власника документу про визнання недійсним документу про освіту; копію платіжного доручення про сплату послуг за виготовлення дублікату документу на рахунок навчального закладу; дві фотокартки (розміром 3,5 см х 4,5 см). При цьому, окремі вищі навчальні заклади України висувають вимогу надання іноземцем також письмового клопотання відповідного іноземного дипломатичного представництва в Україні.
На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.
Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.
Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.
Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).
Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.
Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.
Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.
Документи про освіту через дипломатичні установи України за кордоном не витребовуються.
Дублікати документа про вищу освіту та додатка до нього виготовляються та видаються за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто або через уповноваженого представника до закладу вищої освіти.
Якщо заклад вищої освіти, що видавав документ, реорганізовано шляхом приєднання, злиття чи ліквідації, заява подається його правонаступнику.
У заяві про виготовлення дубліката документа про освіту потрібно зазначити:
У разі відсутності правонаступника закладу вищої освіти та у випадку, коли заклад вищої освіти не проводить освітню діяльність (анульовано ліцензію на здійснення освітньої діяльності, заклад вищої освіти не переміщений з тимчасово окупованої території України або з населеного пункту, визначеного Переліком населених пунктів, на території яких органи державної влади тимчасово не здійснюють свої повноваження, наведеним у додатку 1 до розпорядження Кабінету Міністрів України від 07 листопада 2014 року № 1085-р (у редакції розпорядження Кабінету Міністрів України від 02 грудня 2015 року № 1276-р)), заява подається до Міністерства освіти і науки України, яке визначає заклад вищої освіти, що видає особі дублікат документа про вищу освіту та додаток до нього.
Виготовлення та видачу дубліката документа про вищу освіту державного зразка та додатка до нього випускнику, який закінчив заклад вищої освіти, розташований на тимчасово окупованій території України, до 2014 року забезпечує визначений Міністерством освіти і науки України заклад вищої освіти, розташований в інших регіонах України. У разі, якщо документ виданий на тимчасово окупованій території України до 2000 року і інформація про факт видачі первинного документа про вищу освіту відсутня в ЄДЕБО та недоступні, втрачені, знищені (частково знищені) архіви закладу вищої освіти (відокремленого структурного підрозділу), відповідальна особа закладу вищої освіти завантажує в ЄДЕБО скановану копію рішення суду про встановлення відповідного юридичного факту здобуття особою відповідного ступеня (освітньо-кваліфікаційного рівня) вищої освіти. Отже, для вирішення зазначеного питання особі необхідно звертатись до суду.
З питань отримання документів про переселення у 1945-1946 роках на підставі Угоди між урядом УРСР та Польщі громадяни України можуть звертатися безпосередньо до територіальних архівів Республіки Польща (в залежності від місцевості, з якої відбувалося переселення):
Державний Архів у м. Перемишлі, (ul. Lelewela 4, 37-700 Przemysl);
Державний Архів у м. Жешуві (ul. Boznicza 2, 35-064 Rzeszow);
Державний Архів у м. Любліні (ul. Jezuicka 13, 20-950 Lublin, skrytka pocztowa 113). В цьому архіві також зберігаються документи Холмського воєводства
Питаннями розшуку зниклих громадян, розшуку родичiв, встановлення мiсць поховань займається Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України.
Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України - адреса: 01004, м. Київ, вул. Пушкiнська, 30
Генеральне консульство витребовує інформацію, на підставі якої видає довідку, зокрема, інформацію щодо відсутності/наявності судимості на території України. За здійснення запиту та оформлення відповідної довідки на бланку Генерального консульства стягується консульський збір у розмірі 30 доларів США.
Для оформлення такої довідки необхідно надати:
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон та копію 1-ї сторінки цього паспорта з персональними даними;
- у разі зміни імені (прізвища) – бажано надати документи, що підтверджують ці зміни та їх копії;
- оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору (направлення та реквізити для сплати консульського збору надаються консульською посадовою особою після безпосереднього звернення заявника до Генерального консульства).